IT Driftsleder Jesper Bunch Christensen var ude i god tid, da han sendte opgaven med levering af nye pc’er til kommunens skoler i udbud i efteråret 2020. Han havde prøvet det før, så han kendte udfordringen, og derudover vidste han, at coronakrisen kunne vanskeliggøre projektet. COMM2IG bød ind i samarbejde med Dell Technologies og vandt alle tre dele af udbuddet: indkøb, klargøring og levering af elevernes nye pc’er samt bortskaffelse af de gamle. Det udløste synergi og fik processen til at glide nemmere end sædvanligt.

I Holstebro Kommune skal lærerne kunne basere undervisningen på, at alle elever har en pc, så den leverer kommunen. Computerne bliver udskiftet hvert fjerde år, og når det er ved at være tid, taler IT Driftsleder Jesper Bunch Christensen med folk fra skolemiljøet for at sikre, at udbuddet tager højde for deres krav og ønsker. Fx skal pc’erne ikke bare læsses af ude på skolerne, for her er der ingen, der har tid til at konfigurere flere hundrede laptops og fjerne emballagen miljømæssigt forsvarligt. Der er heller ingen i kommunen, der har tid til at indsamle og sælge de brugte computere, og sælges skal de, for det er en del af projektets finansiering. Og så er det selvfølgelig altafgørende, at pc’erne bliver konfigureret korrekt og leveret på rette sted til rette tid, så undervisningen kan gå i gang efter sommerferien.

Jesper Bunch Christensen var tidligt klar med udbuddet, og COMM2IG og Dell var vant til at samarbejde om komplekse projekter, men coronakrisen skabte alligevel lidt bump på vejen. Fabrikker blev lukket verden over, ligesom transport af gods fra Kina var begrænset, og selv om en ordre på 7.000 pc’er er ret usædvanlig i Danmark, fyldte bestillingen relativt set nok ikke meget i Dells ordrebog. Alligevel blev ordren produceret til tiden, og det lykkedes endda for Dell at udvide hardwaresupporten fra tre til fire år uden at ryge ud af produktionskøen.

Ifølge Jesper Bunch Christensen har det været et meget fint forløb, fordi der ikke “bare” var tale om en stor og kompleks leverance, men et reelt samarbejde om et fælles mål. Alle parter var fleksible, og dialogen var åben og konstruktiv, så problemer blev diskuteret på virtuelle møder og efterfølgende løst.

Jesper Bunch Christensen kunne også løbende følge, hvor mange pc’er der var klargjort, og da han på et tidspunkt udtrykte bekymring for tidsperspektivet, skiftede COMM2IG over til klargøring i døgndrift.

COMM2IG og Dell Technologies har leveret to modeller af Dell Latitude 13″-laptops til skolerne i Holstebro. Kommunen kører et rent Microsoft-miljø, og med White Glove og Autopilot blev alle pc’er konfigureret på forhånd, så de sidste, brugerspecifikke ting blev hentet fra skyen, første gang eleven loggede på. Jesper Bunch Christensen tegnede et serviceabonnement på fire år, så alt er dækket, og han har også købt et lille bufferlager af laptops. Det er jo uundgåeligt, at der kommer cola i et skoletastatur.

Selve den fysiske leverance var en særlig logistisk udfordring, som krævede specialfragt: 42 paller med et varierende antal pc’er, leveret på 21 adresser samme dag mellem kl. 8 og 11. Og da minimal klimabelastning var et krav i hele udbuddet, var kørslen fra skole til skole meget nøje tilrettelagt.

Alle de gamle maskiner blev samlet ind af COMM2IG. Pc’er uden værdi blev bortskaffet miljørigtigt, og de øvrige blev solgt igen, så Holstebro Kommune i henhold til udbuddet kunne få nogle penge retur.